Algemeen06.06.2019

​6 tips om het jezelf als startende ondernemer gemakkelijker te maken


Als startende ondernemer komt er heel wat op je af. Grote investeringen dringen zich op, waardoor je al snel tegen budgettaire kopzorgen aanloopt. Zomaar je volledige administratie uitbesteden of een virtual assistant inschakelen, is lang niet altijd mogelijk. Anderzijds moet je vooral tijdens de opstartfase veel tijd in het ondernemerschap investeren. Tijdsdruk is voor starters zeker niet ongewoon.

Daarom is het belangrijk om een evenwicht te vinden tussen de budgettaire bekommernissen en de tijdsdruk. Betaalbare oplossingen waarmee je het jezelf als startende ondernemer gemakkelijker maakt: dat is de essentie! Wij gingen aan het pluizen en wij goten onze bevindingen in een lijstje met 6 belangrijke tips.

#1. Vereenvoudig de rittenregistratie

Zomaar met de facturen van jouw tankkaart zwaaien, zal de fiscus nog niet overtuigen. Hij is immers een geboren criticus. Je moet natuurlijk nog steeds kunnen bewijzen in welke mate je de wagen zakelijk of privé hebt gebruikt. Vooral indien je de wagen grotendeels zakelijk gebruikt, is het bijhouden van een rittenadministratie aangeraden. Echter wordt dat al snel heel tijdrovend.

Gelukkig bestaan er ook applicaties en toestellen die een en ander voor jou vereenvoudigen. Zij maken gebruik van jouw gps-coördinaten. Onder andere de rittenregistratie van Nedsoft is een aanrader, maar er zijn ook andere aanbieders zoals Traxgo en ProDongle.

#2. Automatiseer taken

Sommige taken komen steeds opnieuw terug en automatiseer je maar beter. Bied je bijvoorbeeld dienstpakketten aan in ruil voor een vaste prijs? Dan hoef je heus niet elke maand opnieuw zelf de factuur aan te maken en ‘m manueel te bussen. Tegenwoordig bestaat er software waarmee je het facturatieproces automatiseert. Onder andere het boekhoudprogramma e-Boekhouden.nl is van zo’n functionaliteit voorzien.

#3. Reduceer het aantal bonnetjes

Wanneer je voortdurend bonnetjes moet verzamelen en je ze vervolgens in jouw boekhouding moet verwerken, verlies je al snel enkele uren per maand. Het aantal bonnetjes reduceren is dan ook altijd een goed idee. Zo kan je bijvoorbeeld kiezen voor een tankkaart maar zijn er ook speciale kaarten voor verplaatsingen met het openbaar vervoer. Onder andere bij XXImo kan je zo’n Mobility Card verkrijgen.

#4. IT is niet jouw zorg

Ook de gebruikte IT-middelen kunnen tijdsgewijs een heuse slokop zijn. Een computer die niet langer lijkt te functioneren of de zware software onvoldoende snel laat draaien, licenties die je moet aanvragen en vernieuwen of de beveiliging die niet op punt staat: als ondernemer zou het eigenlijk geen zorg mogen zijn. Maar dat is het in de praktijk wel.

Het is dan ook interessanter om te kiezen voor een online werkplaats waarbij programma’s in de cloud draaien. Cloud computing zorgt immers niet alleen voor extra zekerheid, maar het schept ook duidelijkheid omdat alles netjes op één factuur verschijnt. En in de praktijk hoeft het niet eens duurder te zijn omdat je niet meer zelf hoeft te investeren in talloze licenties of in het onderhoud van jouw IT-omgeving. Er zijn verschillende aanbieders die zo’n online desktop aanbieden. Denk onder andere aan Combell en DesktopToWork.

#5. Gebruik een CRM-systeem

Heb je intensief contact met klanten en staan er veel afspraken in jouw agenda? Dan is het lang niet altijd even eenvoudig om voor elke klant het overzicht te bewaren. Via een CRM-systeem raadpleeg je snel de contactgegevens, het mailverkeer, de verschillende verzonden offertes en facturen en roep je dat alles met één klik op. Wanneer je een gesprek moet voorbereiden, scheelt dat ongeveer een kwartier. En wie zo’n vier tot vijf klanten per dag bezoekt, kan al snel meer dan één uur per dag besparen.

#6. Gebruik e-mailmarketing

Er was een tijd dat marketing voor beginnende ondernemers begon met een ontwerp, een printer, omslagen en postzegels. Verschrikkelijk tijdrovend, dat ook. E-mailmarketing is dan veel eenvoudiger omdat je maar één keer een nieuwsbrief hoeft op te stellen en je meteen een groot publiek kan bereiken.

Nog handiger is het indien je tools zoals Mailchimp gebruikt. Zo kan je niet alleen een koppeling met jouw CRM-systeem voorzien maar kan je ook automatisch mails verzenden en het effect van je mailing monitoren. Vooral de functie voor automatische mailing zorgt voor een heuse tijdsbesparing, omdat je zo automatisch verjaardag- en herinneringsberichten kan versturen.