Redactie Belgiancowboys
Redactie Belgiancowboys - bereikbaar via redactie [at] belgiancowboys.be
Wetenschappers
van Xerox die zich al 30 jaar buigen op de manier waarop medewerkers
communiceren hebben na onderzoek een aantal eenvoudige methodes
uitgedokterd om de overvloedige informatie te beheren en tijd te
winnen. Vertrekkend van de studie “Future of Work” volgen hieronder
negen tips die medewerkers moeten helpen om tijd te winnen en de
overvloed aan informatie te beheren:
- Uitblazen. Het lijkt eenvoudig, maar weinig mensen
nemen de tijd om dat te doen. Het is van essentieel belang dat de
medewerkers zichzelf pauzes gunnen tijdens hun werkdag. Onderzoek wijst
uit dat de productiviteit verhoogt wanneer een korte pauze wordt
ingelast door het kantoor enkele minuten te verlaten of de benen te
strekken. - Je tijdsbesteding optimaliseren. Medewerkers
moeten proberen om al hun vergaderingen op bepaalde dagen te beleggen,
zodat de andere dagen voor informatieverwerking worden voorbehouden.
Men kan zich gemakkelijker op taken toeleggen als men geen vergadering
in het vooruitzicht heeft. - Gegevensback-ups maken. Men bewaart echter beter
te veel informatie dan helemaal geen informatie! Daarom moet men
beschikken over een oplossing om regelmatig back-ups te maken. - Zijn bureau opruimen. Klasseer, stapel of gooi
papieren meteen weg nadat u ze hebt gekregen. Scan en archiveer
belangrijke documenten elektronisch in plaats van ze fysiek te
klasseren om de nodige kantoorruimte te beperken. Op uw computer moet u
onnodige mappen verwijderen en een zoekmotor gebruiken om informatie op
te zoeken die u nodig hebt. - Meteen handelen. Vaak verliest men tijd door
meermaals terug te komen op de verwerking van dezelfde informatie. Het
is beter om dat in één keer te doen zodra men ze ontvangt en ze daarna
in een map te klasseren of ze te verwijderen. - Gratis aanbiedingen negeren. Onnodige e-mails en
ongevraagde aanbiedingen hebben wel degelijk een kostprijs. Kies voor
kwaliteit eerder dan voor kwantiteit. Beheer uw facturen en rekeningen
online en teken in op lijsten die u ongevraagde telefoontjes en reclame
besparen. - De beschikbare instrumenten benutten. Maak gebruik
van de telefoon om op het juiste moment over de juiste informatie te
beschikken. U hoeft bijvoorbeeld uw tijd niet te verspillen met het
afdrukken van kaarten als u ze per telefoon kunt raadplegen. Telefoons
met lokalisatiefuncties kunnen de gewenste informatie verstrekken in
functie van de plaats waar u zich bevindt. - Het verbruik van RSS-feeds beperken. Neem liever een abonnement op een aggregator die u zal helpen om alle informatie vanaf dezelfde plek te raadplegen.
- De mobiliteit beheren. Gebruik een portable met
e-mailfunctie om de uren die u buiten uw kantoor doorbrengt
productiever te maken. Door de hele dag door uw e-mails te lezen, kunt
u beter anticiperen op toekomstige taken en kleine taken uitvoeren
zodra ze zich voordoen in plaats van naderhand een massa e-mails in één
keer te moeten sorteren en verwerken.