Blackberry en iPhone zo snel mogelijk uit vergadering bannen

Een
zacht geroezemoes weerklinkt in de vergaderzaal. Een hand reikt naar de
tafel of een broekzak. Een Blackberry wordt tevoorschijn gehaald. Een
bericht wordt aandachtig gelezen, de vingers tokkelen op het
toetsenbord voor een snel antwoord. Twee of drie minuten later keren de
managers terug naar het doel van hun aanwezigheid: de vergadering zelf.

Blackberry’s, iPhone’s en alle andere draadloze apparaten die e-mail
ondersteunen moeten zo snel mogelijk uit bestuursvergaderingen worden
gebannen. Dat zeggen David Beatty en Mark Weber van de Rotman School of
Management University in Toronto. Managers wiens aandacht tijdens een
vergadering door hun smartphone wordt afgeleid hebben minuten nodig om
terug aan te sluiten bij het onderwerp en nemen daardoor vaak verkeerde
beslissingen. Het verdelen van aandacht over twee verschillende
onderwerpen is iets waar de meeste managers niet goed in zijn. Uit
recent onderzoek blijkt dat wie achter het stuur een sms verstuurt,
meer kans op een aanrijding heeft dan iemand die onder invloed van
alcohol is. Wetenschappers noemen dit fenomeen de
‘verdeelde-aandachtsblindheid’.  Mensen kunnen enkel twee zaken
tegelijkertijd doen wanneer een van beiden natuurlijk of automatisch
is. Mensen kunnen bijvoorbeeld tegelijkertijd wandelen en spreken. Maar
wat in een vergaderzaal gebeurt is natuurlijk, noch automatisch en
vereist uiterste concentratie en aandacht. Wie tijdens een vergadering
een e-mailbericht beantwoordt is dus bezig met de e-mail en niet met de
vergadering en schaadt daarom de belangen van zijn werkgever.

In de VS duiken ondertussen al de eerste tekenen op dat topmanagers
die tijdens meetings sms’en of emailen door aandeelhouders zullen
worden gedagvaard omdat ze de belangen van het bedrijf met dit soort
gedrag schaden. Sommige notulen van vergaderingen binnen
beursgenoteerde bedrijven stellen dit mailgedrag al aan de kaak. Vooral
omdat de bedrijfsservers de data bijhouden van wat iemand met zijn
Blackberry doet. Managers zullen dus moeilijk kunnen bewijzen dat ze
niet met andere zaken bezig waren. Beatty en Weber pleiten dan ook ‘voor
een ‘geen draadloze apparaten’- regel gedurende vergaderingen.
Bedrijven die hieraan geen gevolg geven moeten aandeelhouders  de
wetenschappelijke bewijzen voorleggen dat dit gedrag rechtvaardigt.
Indien dat bewijsmateriaal niet wordt aangedragen, is het niet meer dan
normaal dat het vertrouwen in de directie en haar individuele leden
wordt opgezegd.’

[Gebaseerd op: Financial Times]