28/11: Stop de ‘tsunami aan e-mails’

Computergebruikers
worden alsmaar meer geconfronteerd met meer e-mailverkeer. Met het
organiseren van een e-mailloze vrijdag op 28 november 2008 wil
communicatieconsultant Gunnar Michielssen mensen bewust maken hoe ze
efficiënter en bewuster met elektronische communicatiemiddelen zoals
e-mail moeten omgaan. “Een tsunami aan e-mails, onduidelijke of
nietszeggende berichten, teveel mensen in cc of bcc zetten… het zijn
voorbeelden van een ongezonde e-mailcultuur, die de Belgische en
Nederlandse economie samen jaarlijks meer dan 12 miljard euro kosten.
37 jaar geleden werd de eerste e-mail verstuurd. De jongste vijf jaar
verdubbelde het aantal e-mails wereldwijd tot 40 miljard… per dag.
Jaarlijks stijgt dit cijfer met ruim 16%.

Bedienden die toegang hebben tot e-mail, besteden zo’n 30% van hun
tijd aan het schrijven, lezen en afhandelen van de elektronische post.
Wie zijn ‘inbox’ controleert, verliest al snel één tot twee minuten per
consultatie. Niet omdat het lezen zelf zoveel tijd vraagt, wel omdat
het recupereren van de onderbreking veel langer duurt dan men denkt.
Wie zijn inbox elk kwartier vluchtig screent, verliest dagelijks meer
dan een half uur. Veel mensen laten zich volledig leiden door nieuwe
inkomende berichten. Daarmee beslissen zij niet langer zelf hoe zij hun
taken uitvoeren, maar geven ze de controle over hun werkdag helemaal
uit handen. Voor eigenaars van een blackberry of iphone stelt het
probleem zich nog scherper: zij worden ook ’s avonds, in het weekend of
tijdens vakanties met nieuwe berichten geconfronteerd. Dit leidt
volgens arbeidspsychologen tot stress en een directe daling van de
arbeidsvreugde. Ondernemingen krijgen de rekening van die
scheefgegroeide e-mailcultuur gepresenteerd. Werknemers besteden minder
tijd aan bedrijfskritische taken. Voorzichtige ramingen spreken van een
jaarlijks verlies van ruim 3000 euro per werknemer, die op het werk
toegang heeft tot e-mail.